Нотаріат в Україні[1] – це система органів і посадових осіб, на які покладено обов’язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, , з метою надання їм юридичної вірогідності.
Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на державних нотаріусів та на приватних нотаріусів. На нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах або займаються приватною нотаріальною діяльністю, законом може бути покладено вчинення інших дій, відмінних від нотаріальних, з метою надання їм юридичної вірогідності. Документи, оформлені державними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.
Нотаріус – це уповноважена державою фізична особа, яка здійснює незалежну професійну нотаріальну діяльність, зокрема посвідчує права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняє інші нотаріальні дії, передбачені законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.
Нотаріусом може бути громадянин України, який має повну вищу юридичну освіту, володіє державною мовою, має стаж роботи у сфері права не менш як шість років, з них помічником нотаріуса або консультантом державної нотаріальної контори – не менш як три роки, склав кваліфікаційний іспит і отримав свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю. Не може бути нотаріусом особа, яка має судимість, обмежена у дієздатності або визнана недієздатною за рішенням суду.
Нотаріусу забороняється використовувати свої повноваження з метою одержання неправомірної вигоди або прийняття обіцянки чи пропозиції такої вигоди для себе чи інших осіб.
Нотаріус не може займатися підприємницькою, адвокатською діяльністю, бути засновником адвокатських об’єднань, перебувати на державній службі або службі в органах місцевого самоврядування, у штаті інших юридичних осіб, а також виконувати іншу оплачувану роботу, крім викладацької, наукової і творчої діяльності.
Нотаріус зобов’язаний здійснювати свої професійні обов’язки відповідно до Закону і принесеної присяги, дотримуватися правил професійної етики; сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз’яснювати права і обов’язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду; зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв’язку з вчиненням нотаріальних дій; відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам; вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил; дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення; постійно підвищувати свій професійний рівень; виконувати інші обов’язки, передбачені законом. Нотаріус зобов’язаний зберігати нотаріальну таємницю. Нотаріуси в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також укладених Україною міждержавних угод.
Будь-яке втручання в діяльність нотаріуса, зокрема з метою перешкоджання виконанню ним своїх обов’язків або спонукання до вчинення ним неправомірних дій, у тому числі вимагання від нього відомостей, що становлять нотаріальну таємницю, забороняється і тягне за собою відповідну відповідальність. Вилучення реєстрів нотаріальних дій та документів, а також печатки нотаріуса не допускається.
Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім’я і від свого імені, на ім’я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його та своїх родичів. Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених цією статтею правил, є недійсними.
Для визначення рівня професійної підготовленості осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю, та вирішення питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю при Міністерстві юстиції України утворюється Вища кваліфікаційна комісія нотаріату. Свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю може бути анульовано за рішенням Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату у випадках втрати громадянства України або виїзду за межі України на постійне проживання; винесення щодо нотаріуса обвинувального вироку суду, який набрав чинності; винесення ухвали про застосування щодо нотаріуса примусових заходів медичного характеру, що набрала законної сили; закриття кримінального провадження щодо нотаріуса з нереабілітуючих підстав; винесення рішення суду, що набрало законної сили, про обмеження дієздатності особи, яка виконує обов’язки нотаріуса, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, оголошення її померлою; неодноразового порушення нотаріусом чинного законодавства або грубого порушення закону, яке завдало шкоди інтересам держави, підприємств, установ, організацій, громадян при вчиненні нотаріальних дій та/або інших дій, покладених на нотаріуса відповідно до закону; невідповідності нотаріуса займаній посаді внаслідок стану здоров’я, що перешкоджає нотаріальній діяльності; набрання законної сили рішенням суду про порушення нотаріусом вимог законодавства при вчиненні ним нотаріальної дії; знищення чи втрати нотаріусом або з його вини архіву нотаріуса або окремих документів; неодноразового порушення нотаріусом правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції України, та з інших підстав.
Нотаріус здійснює нотаріальну діяльність в межах нотаріального округу, що є територіальною одиницею, в межах якої і в межах якого працює нотаріус. Нотаріальні округи визначаються відповідно до адміністративно-територіального устрою України. У містах з районним поділом округом діяльності нотаріуса є вся територія міста. У разі зміни адміністративно-територіального поділу України, в результаті якого розташування робочого місця приватного нотаріуса увійшло до іншого нотаріального округу, нотаріальна діяльність відповідних нотаріусів повинна бути зареєстрована в цьому нотаріальному окрузі. Нотаріус не вправі здійснювати нотаріальну діяльність за межами свого нотаріального округу. Мова нотаріального діловодства в Україні є українська.
Нотаріуси вчиняють такі нотаріальні дії: посвідчують правочини, вживають заходів щодо охорони спадкового майна, видають свідоцтва про право на спадщину, видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя, видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів, видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів , якщо прилюдні торги не відбулися, провадять опис майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або місце перебування якої невідоме, видають дублікати нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса, накладають заборону щодо відчуження нерухомого майна (майнових прав на нерухоме майно), що підлягає державній реєстрації, засвідчують вірність копій документів і виписок з них; засвідчують справжність підпису на документах; засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу; посвідчують факт, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту; посвідчують факт, що фізична особа є живою; посвідчують факт перебування фізичної особи в певному місці; посвідчують час пред’явлення документів; передають заяви фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам; приймають у депозит грошові суми та цінні папери; вчиняють виконавчі написи; вчиняють протести векселів; вчиняють морські протести; приймають на зберігання документи. На нотаріусів може бути покладено вчинення інших нотаріальних дій згідно із законом.
Нотаріуси посвідчують заповіти дієздатних громадян, складені відповідно до вимог законодавства України і особисто подані ними нотаріусу, а також забезпечують державну реєстрацію заповітів у Спадковому реєстрі. Посвідчення заповіту через представника, а також одного заповіту від імені кількох осіб не допускається. При посвідченні заповіту від заповідача не вимагається подання доказів, які підтверджують його право на майно, що заповідається. Нотаріус при одержанні заяви про скасування чи зміну заповіту, а також при наявності нового заповіту, який скасовує чи змінює раніше складений заповіт, роблять про це відмітку на примірнику заповіту, що зберігається в нотаріальній конторі. Справжність підпису на заяві про скасування чи зміну заповіту повинна бути нотаріально засвідчена. Нотаріус повідомляє про вчинену нотаріальну дію державний нотаріальний архів чи нотаріуса, який зберігає примірник раніше посвідченого заповіту.
Нотаріус, отримавши від спадкоємців повідомлення про відкриття спадщини, зобов’язаний повідомити про це тих спадкоємців, місце проживання або роботи яких відоме. Нотаріус також може зробити виклик спадкоємців шляхом публічного оголошення або повідомлення у пресі.
На майно, що переходить за правом спадкоємства до спадкоємців або держави, нотаріусом видається свідоцтво про право на спадщину. Свідоцтво про право на спадщину видається після закінчення шести місяців з дня відкриття спадщини. Спадкоємці, які пропустили строк для прийняття спадщини, можуть бути за згодою всіх інших спадкоємців, які прийняли спадщину, включені до свідоцтва про право на спадщину як такі, що прийняли спадщину. Видача свідоцтва про право на спадщину спадкоємцям, які прийняли спадщину, строком не обмежена.
Нотаріус при видачі свідоцтва про право на спадщину за законом перевіряє факт смерті спадкодавця, час і місце відкриття спадщини, наявність підстав для закликання до спадкоємства за законом осіб, які подали заяву про видачу свідоцтва, та склад спадкового майна. Спадкоємці за законом, які позбавлені можливості подати документи, що підтверджують наявність підстав для закликання до спадкоємства, можуть бути за письмовою згодою всіх інших спадкоємців, які прийняли спадщину і подали докази родинних, шлюбних чи інших відносин із спадкодавцем, включені до свідоцтва про право на спадщину.
Нотаріус при видачі свідоцтва про право на спадщину за заповітом перевіряє факт смерті спадкодавця, наявність заповіту, час і місце відкриття спадщини, склад спадкового майна. Нотаріус також перевіряє коло осіб, які мають право на обов’язкову частку в спадщині.
У разі смерті одного з подружжя свідоцтво про право власності на частку в їх спільному майні видається нотаріусом на підставі письмової заяви другого з подружжя з наступним повідомленням спадкоємців померлого, які прийняли спадщину. Таке свідоцтво може бути видано на половину спільного майна. На підставі письмової заяви спадкоємців, які прийняли спадщину, за згодою другого з подружжя, що є живим, у свідоцтві про право власності може бути визначена і частка померлого у спільній власності. Свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з них видається нотаріусом за місцем відкриття спадщини.
Нотаріуси також посвідчують доручення, складені від імені однієї або кількох осіб, на ім’я однієї особи або кількох осіб.
Нотаріальна дія або відмова у її вчиненні, нотаріальний акт оскаржуються до суду. Право на оскарження нотаріальної дії або відмови у її вчиненні, нотаріального акта має особа, прав та інтересів якої стосуються такі дії чи акти. Нотаріус у разі виявлення під час вчинення нотаріальних дій порушення законодавства негайно повідомляє про це відповідні правоохоронні органи для вжиття необхідних заходів. Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі залишити цей документ і надіслати його до експертної установи для проведення експертизи. У разі виявлення нотаріусом що ним допущено помилку при вчиненні нотаріальної дії або вчинена нотаріальна дія не відповідає законодавству, нотаріус зобов’язаний повідомити про це сторони, стосовно яких вчинено нотаріальну дію, для вжиття заходів щодо скасування зазначеної нотаріальної дії відповідно до законодавства.
Про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій. Кожна нотаріальна дія реєструється під окремим порядковим номером. Запис у реєстрі є доказом вчинення нотаріальної дії.
Відповідно до ст. 5 пункт “Ф” Віденської конвенції про консульські зносини від 24 квітня 1963 року, на консульські установи покладено виконання обов’язків нотаріуса, реєстратора актів цивільного стану та інших подібних обов’язків, а також виконання деяких функцій адміністративного характеру за умови, що в цьому випадку ніщо не суперечить законам та правилам держави. Так, консульські установи України вчиняють такі нотаріальні дії: посвідчують угоди (договори, заповіти, довіреності тощо), крім іпотечних договорів, угод про відчуження та заставу жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок, іншого нерухомого майна, що знаходиться в Україні; вживають заходів до охорони спадкового майна; видають свідоцтва про право на спадщину; видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя; засвідчують вірність копій документів і виписок з них; засвідчують справжність підпису на документах; засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу; посвідчують факт, що громадянин є живим; посвідчують факт знаходження громадянина в певному місці; посвідчують тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці; посвідчують час пред’явлення документів; приймають в депозит грошові суми і цінні папери; вчиняють виконавчі написи; приймають на зберігання документи; вчиняють морські протести; видають дублікати посвідчених ними документів. Законодавством України можуть бути передбачені й інші дії, що вчиняються консульськими установами України.
Документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.
22 грудня 2003 року Україна приєдналася до Гаазької конвенції, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 5 жовтня 1961 року. Зазначена конвенція поширюється на офіційні документи, які були здійснені на території однієї з Договірних Держав і повинні бути подані на території іншої Договірної Держави. Як офіційні документи в значенні цієї Конвенції розглядаються, зокрема, нотаріальні акти. Кожна з Договірних Держав звільняє від легалізації документи, які мають бути представлені на його території. Єдиною формальністю, яка може бути потрібна для посвідчення справжності підпису, якості, в якій виступала особа, яка підписала документ, і, у належному випадку, справжності печатки чи штампу, якими скріплено цей документ, є проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій цей документ було здійснено. Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом; він має відповідати міжнародному зразку.
Заголовок “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)” має бути дано французькою мовою. Заповнений належним чином, апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступила особа, яка підписала документ, та, у належному випадку, справжність друку або штампу, якими скріплено цей документ. Порядок зносин нотаріусів з іноземними органами юстиції визначається законодавством України, міжнародними договорами. Якщо міжнародним договором встановлено інші правила щодо нотаріальних дій, ніж ті, що їх містить законодавство України, то при вчиненні нотаріальних дій застосовуються правила міжнародного договору.
[1] Закон України про нотаріат № 3425-XII від 2 вересня 1993 року.