Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности электронного документа документу на бумажном носителе. В этом случае на бумажном носителе проставляется печать и подпись нотариуса, а созданные таким образом документы имеют одинаковую юридическую силу, и признаются подлинником, а не копией.
Одним из преимуществ использования равнозначности в нотариальной практике является возможность передачи документов на расстояния. Важно понимать, что правом удостоверять подобные документы обладают, помимо традиционных нотариусов на территории Российской Федерации, также консульские органы за пределами Российской Федерации. В соответствии со ст. 5 пункт F Венской конвенции о консульских сношениях от 24 апреля 1963 года, консульскими функциями является исполнение обязанностей нотариуса, а также выполнение некоторых функций административного характера. Поэтому консульский работник за пределами Российской Федерации обладает теми же самыми возможностями, что и нотариус, действующий в пределах Российской Федерации. Следовательно, человек, обратившийся в консульский орган за границей, может попросить консула об удостоверении равнозначности.
Меня часто спрашивают, может ли наш офис в Нью-Йорке помочь оформить тождественность для России. Да, мы это делаем, и широко используем данную законодателем возможность в своей практике, часто даже без запроса клиента. Когда это нужно? Чаще всего, эта опция используется в наследственных делах, где мало того, что сроки подачи заявления ограничены, но и заявители зачастую обращаются в последний момент.
Понятие электронного документа введено в законодательство Российской Федерации Федеральным Законом № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Здесь впервые дается законодательное определение понятию электронный документ, под которым, в соответствии со ст. 2 часть 11 п.1 понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
С 1 июля 2014 года законодатель добавил в перечень нотариальных действий новые нотариальные действия, такие как удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (ст. 103.8 Основ законодательства Российской Федерации и нотариате) и удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (ст. 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации № 155 от 29 июня 2015 года (регистрационный номер 37827 от 30 июня 2015 года), решением правления Федеральной нотариальной палаты от 10 июня 2015 года, установлены единые требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа.
- Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).
- Указанный XML-файл должен соответствовать установленному формату — XML-схеме, размещенной по адресу, указанному на официальном сайте оператора единой информационной системы нотариата. В случае изменения формата — XML-схемы новый формат размещается на официальном сайте оператора ЕИС за один месяц до его введения.
- Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия.
- Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF. В формируемый файл электронного документа включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде в соответствии с формой № 78, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации № 99 от 10 апреля 2002 года “Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах”.
- Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7.
- Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, передается нотариусом лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если Вы находитесь в США и Вам нужно оформить доверенность, заявление, согласие, или любой другой документ, подлежащий нотариальному удостоверению, и передать этот документ в Россию через процедуру тождественности/равнозначности, то это предполагает сложный многоступенчатый алгоритм, выполнение которого доступно только профессионалу. В соответствии со ст. 408 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, документы, выданные, составленные или удостоверенные компетентными органами иностранных государств вне пределов Российской Федерации в отношении российских или иностранных граждан, принимаются в Российской Федерации при наличии легализации в порядке, установленном Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. Документы, составленные на иностранном языке, должны представляться в компетентные органы Российской Федерации надлежащим образом заверенным их переводом на русский язык. После выполнения всех необходимых формальностей как на территории США, так и на территории Российской Федерации, включая оформление нотариально удостоверенного на территории Российской Федерации перевода, документ готов к использованию на территории России для любых целей, включая, но не ограничиваясь возможности удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.
При удостоверении равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу нотариус обязан проверить действительность электронной подписи, согласно требованиям Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года “Об электронной подписи”.
Таким образом, используя современные технологии, мы получаем легитимный, работающий в любых инстанциях и на всех любых документ, в максимально короткие сроки. Многие наши клиенты уже успели оценить удобство появления данного нотариального действия и возможность получения этой уникальной услуги в офисе Карины Дюваль.