Меня часто спрашивают, что должно быть в нотариальном документе, оформленном за границей, чтобы этот документ впоследствии был принят в России. Миф о том, что документы нужно оформлять в консульстве, исходят от незнания. Если Ваш документ не приняли в России, то, наиболее вероятно, Ваш документ не соответствует требованиям закона. Помимо очевидной необходимости в апостиле (требования Гаагской конвенции 5 октября 1961 года), документ должен соответствовать Гражданскому кодексу Российской Федерации. Но детали определены Основами законодательства Российской Федерации о нотариате 1993 года, с изменениями и дополнениями, вступившими в силу 1 июня 2025 года. С Основами законодательства о нотариате малознакомы (совсем незнакомы) непосвященные граждане, им руководствуются профессиональные юристы, оказывающие правовую помощь на профессиональной основе. Однако именно в этом акте прописаны до мелочей формальные требования к нотариальным документам. Итак:
Обращение к нотариусу всегда опционально. Вместо обращения к нотариусу, лица, проживающие за границей, нуждающиеся в оформлении документов для их дальнейшего использования в Российской Федерации, имеют право обратиться в консульство. Они имеют такое право… Вопрос только в возможности его реализации, – очередь в консульстве забита на полгода вперед. Консульские должностные лица совершают те же нотариальные действия, что и нотариус, и эти документы имеют равную юридическую силу. Разница состоит в том, что консульские документы могут использоваться со дня оформления, так как не нуждаются в дальнейшей легализации. А нотариальные документы нужно легализовать при помощи апостиля, и начинать их использовать можно после соблюдения определенного алгоритма оформления. Но есть и хорошая новость – этого не надо ждать полгода, — запись в нашем офисе оформляется максимум на неделю вперед, и алгоритм мы выполняем от Вашего первичного обращения в наш офис и до получения готового документа Вашим представителем в РФ.
Это неполный список документов, которые можно оформить в консульстве или нотариально с апостилем:
- удостоверение доверенностей;
- отмена доверенностей;
- оформление завещаний;
- отмена завещаний;
- удостоверение супружеских согласий на покупку и продажу недвижимости;
- оформление разрешений на выезд за границу;
- свидетельствование верности копий документов и выписок из них, в том числе удостоверение копии паспорта;
- свидетельствование подлинности подписи на документах;
- свидетельствование верности перевода документов с одного языка на другой;
- удостоверение факта нахождения гражданина в живых;
- оформление справки о ранее выданных паспортах;
- удостоверение факта нахождения гражданина в определенном месте;
- удостоверение тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии;
- удостоверение время предъявления документов;
- осмотр вещественных доказательств;
- допрос свидетелей для дальнейшего использования протокола допроса в российском суде;
- любого рода аффидавиты.
Законодательством предусмотрены и иные нотариальные действия, их список не является исчерпывающим. Практически все действия, которые можно выполнить в консульстве, можно выполнить и без обращения в консульство, обратившись к профессиональному юристу и нотариусу, в одном лице. Исключение составляет оформление паспорта. Оформление паспорта – это исключительно государственная услуга, она не оказывается в частном порядке.
В соответствии со ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате, текст нотариально оформляемого документа должен быть изготовлен с помощью технических средств или написан от руки и быть легко читаемым. Использование карандаша или легко удаляемых с бумажного носителя красителей, а также наличие подчисток или приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений не допускается. В нотариально оформляемом документе на бумажном носителе, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью нотариуса.
Подсказка: да, документ может быть составлен от руки, и хотя рукописное оформление документов в современном цифровом мире – это большая редкость, но всё же возможна ситуация, когда документ нужно оформить на коленке, и это не будет поводом для отказа, если содержание документа будет полностью соответствовать закону.
В тексте нотариально оформляемого документа указываются: фамилия, имя и отчество (при наличии) полностью, место жительства (при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счета (при наличии).
И снова подсказка. СНИЛС – это уникальный номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования. Он указывается в уведомлении о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта АДИ-РЕГ или ином документе, выдаваемом застрахованному лицу, подтверждающем его регистрацию в системе государственного пенсионного страхования Российской Федерации. Многие из вас знают эту зеленую ламинированную карточку (аналог американского SSN), но не все знают, что теперь она становится, во многих случаях, обязательной. Поэтому если у вас есть российский паспорт, если вы при этом еще и получаете российскую пенсию, позаботьтесь о получении этого заветного номера. Для помощи в получении номера СНИЛС, вы можете обратиться в наш офис.
В тексте нотариально оформляемого документа на бумажном носителе должны быть обозначены хотя бы один раз словами относящиеся к его содержанию суммы и сроки. Казалось бы, такая мелочь, но если дата в доверенности хотя бы один раз не будет указана словами, эту доверенность в России у Вас не примут, даже если всё остальное в ней будет просто идеально.
Техническая ошибка, не изменяющая правового содержания нотариально оформленного документа и не влияющая на права третьих лиц, исправляется нотариусом и оговаривается и подтверждается подписью нотариуса с приложением оттиска печати. Исправление технической ошибки выполняется таким образом, чтобы можно было прочесть все ошибочно написанное в первоначальном тексте.
Подсказка: зачеркивания, использование корректора, — то, что мы привыкли видеть в официальных документах в США, в России работать не будет. Документы, исправленные с помощью корректора, сразу могут идти в шредер; зачеркивания и внесения изменений необходимо должным образом оговорить и заверить.
Документы, представляемые нотариусу в подтверждение фактов, которые нотариус обязан проверить при совершении нотариального действия, также должны соответствовать требованиям закона. Документы на бумажных носителях не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. Нотариусу можно представить и электронные копии документов – например те, которые прислали вам родственники по Вотсап. Эти фотографии могут быть использованы только в качестве информации, достоверность которой будет неоднократно проверена при предъявлении документа в России.
При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившегося за совершением нотариального действия. Установление его личности производится на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно его личности. К числу документов, удостоверяющих личность, в США относят и водительское удостоверение, которое является серьезным идентификационным документом. По роду своей деятельности я замечаю, что многие люди, если не сказать, что большинство, не обновляют фотографию в своем местном идентификационном документе, с фотографии которого смотрит привлекательный молодой человек или девушка, на четверть века моложе своего возраста. При наличии у заявителя действительного паспорта, устаревшая фотография в местном документе не играет решающей роли. Однако, в тех случаях, когда местный идентификационный документ является единственным документом, удостоверяющим личность, старая фотография в нем может стать препятствием в совершении нотариального действия. Проверьте свои документы – если с них на Вас смотрит юное лицо, каким Вы приехали в США 30 лет назад, обратитесь в DMV и обновите фотографию.